Já ouviu falar em cadência de prospecção outbound? Provavelmente você a adota em sua empresa, mesmo sem saber e de forma desorganizada. Mas vamos entender primeiramente o que é a cadência de prospecção de maneira geral. 

Este é um método em que descrevemos quais as atividades o time de inbound ou outbound realizará para prospectar. Em outras palavras, é o método que padroniza o processo de qualificação e geração de oportunidades.

Dentro dessa sequência de atividades, existem indícios que orientam os profissionais, de forma padronizada, a decidirem se é melhor seguir com a oportunidade de compra ou desistir dela. 

Com isso em mente, vem comigo conferir como construir sua cadência de prospecção outbound!

O que é uma cadência de prospecção outbound e para que serve?

Quando estamos diante do inbound, a oportunidade foi gerada com conteúdo ou tráfego e pediu uma demonstração, uma reunião ou mais informações. Ela pode também ter preenchido algum formulário de contato.

Já no outbound, o BDR busca informações de contato do cliente por diversos meios, como ligações e pesquisas. Ou seja, o time corre atrás da demanda.

Em ambos os casos, porém, existe a mesma necessidade: ter um método padronizado de prospecção e abordagem para não desistir cedo ou tarde demais do lead.

Gabe Larsen, autor do livro The Definitive Guide to Sales Cadence, define o fluxo de cadência como “um plano sistematizado de uma série de interações que utiliza diferentes métodos de comunicação para aumentar as chances de contato com um potencial cliente.”

Seja no inbound ou no outbound, o objetivo da cadência é ter várias formas de contato de prospecção, seja no intervalo de dias ou nos canais de comunicação. Dessa maneira, a equipe de vendas estará mais organizada para seguir um “follow up de rotina” mais eficiente.

Portanto, em 2021, podemos dizer que a cadência de prospecção outbound é uma combinação em que o gestor comercial e mais responsáveis, fazem uma certa distribuição de dias, com determinada quantidade de atividades (prospecção, ligação, e-mail e social selling), para ter um método padronizado de prospecção desenvolvido. O objetivo é fazer com que o time de vendas trabalhe da mesma forma e possa escalar depois.

Com o fluxo de cadência outbound, é possível focar na prospecção de oportunidades, que podem ser repetidas e executadas para melhorar os resultados de vendas. A cadência, assim, organizará as demandas de cada vendedor, garantirá o máximo aproveitamento de leads e, claro, ajudará a conquistar mais clientes.

Um exemplo para você não seguir

Imagine que em uma empresa, o time de vendas esteja atuando de maneira individualizada, sem qualquer padrão. O Fulano manda e-mail para o lead, enquanto o Ciclano, na mesma “etapa”, realiza uma ligação. O Beltrano resolveu enviar uma mensagem no LinkedIn. Um deles faz somente duas ligações e desiste, enquanto o outro já está na 15ª ligação e permanece atrás daquela oportunidade de venda.

Diante dessa situação, só penso em uma coisa: coitado do gestor comercial! Será impossível saber onde está o gargalo e melhorar o processo de vendas, pois não há um padrão para analisar. 

E é para isso que uma cadência de prospecção outbound serve: para padronizar o processo de vendas e fornecer uma estrutura de atividades. Assim, é possível fazer melhorias em cada etapa e análise de métricas.

Como construir uma cadência de prospecção outbound?

Uma cadência de prospecção outbound precisa considerar alguns fatores importantes. Perfil de cliente ideal (ICP), canais de abordagem, número de tentativas de contato, tempo entre touchpoints e duração total da cadência.

Para ter uma boa cadência, você deve considerar a realidade da sua empresa. Um processo otimizado depende de quem é seu público, do mercado em que está inserido e de outros fatores. É preciso coletar informações para personalizar a abordagem, escolher os melhores meios de contato e saber o ticket médio do seu serviço ou produto.

Então, você deve construir uma cadência de prospecção outbound e testá-la para saber o que realmente funciona para o seu negócio. 

Enquanto o fluxo de cadência inbound é teoricamente mais fácil de converter, pois os leads estão mais preparados para o contato, o fluxo de cadência outbound exige nutrição e intervalos maiores. Mas nem sempre.

Os leads de origem outbound vem de uma prospecção mais “fria”, porque o time vai atrás de gerar oportunidades na raça mesmo… Assim, é mais comum fazer contato com leads utilizando técnicas de cold mailling, social selling e cold calling.

Feitas as observações necessárias, veja alguns pontos importantes para construir sua cadência de prospecção de outbound.

Definir o perfil do cliente (ICP)

O perfil ideal de cliente (ICP ou Ideal Customer Profile) é fundamental para a cadeia de prospecção outbound. Na prática, ele serve para seu time gastar energia somente com potenciais clientes. São pessoas que realmente podem ser atendidas pela solução que sua empresa oferece. É o perfil que se encaixa em uma conta. 

Você sabe que é preciso construir uma lista para prospecção e enriquecimento. Da mesma maneira, só sabemos o quanto devemos nos dedicar para uma venda a partir do momento em que entendemos quem é nosso alvo. 

Por isso, a definição do ICP é tão importante: o perfil de cliente ideal têm mais chances de conversão. A atenção do seu time de vendas deve ir para eles. O vendedor escolhe com quem trabalhar primeiro, o que aumenta as chances de sucesso e, consequentemente, diminui o CAC.

Balancear o processo de cadência conforme o porte do ICP

Um dos fatores importantes ao definir a cadência de prospecção outbound é entender a realidade do seu ICP. É uma questão financeira fundamental.

Imagine que seu ICP são pequenos pet shops. Não é possível ter um produto muito caro, nem uma cadência muito longa, porque encareceria o processo de vendas. Se fosse assim, a conta não fecharia. 

Por outro lado, se seu ICP são empresas maiores, não dá pra criar um processo de cadência de somente 5 dias. Será preciso mais tempo para conseguir a atenção dessa oportunidade de venda. Neste caso, seu ticket costuma ser maior (vender o produto a um maior preço, por exemplo), o que possibilita maior gasto com a cadência.

Escolher as atividades mais adequadas para seu ICP

Seguindo na cadência de prospecção outbound, você já tem um ICP e já sabe as características dele para balancear o processo. Se você possui uma cadência que está funcionando, excelente. Mas é importante ter conhecimento sobre as atividades comuns em qualquer cadência, tais como:

  • Cold Call;
  • Cold Mail;
  • Social Selling (rede social, usualmente falando de LinkedIn). 

É importante sempre combinar as 3 atividades, mas tudo depende do processo de seu ICP. Empresas médias podemos equilibrar as 3 atividades. Mas, no geral, quanto menor a empresa, mais eficazes são as ligações. Quanto maior a empresa, mais efetivo o processo de social.

Pense sempre em incluir as três em algum momento, priorizando alguma em função do seu ICP. A não ser que existam particularidades (o dono de uma pizzaria de bairro não estará no LinkedIn, certo?), são 3 atividades valiosas em sua cadência de prospecção outbound.

Determinar o tempo entre cada touchpoint e a duração da cadência

Uma vez definido o ICP e o processo de cadência, com as possíveis atividades, é hora de definir a duração. A prospecção de uma empresa pequena demanda um trabalho de aproximadamente 10 dias, com 9 touchpoints (pontos de contato via ligação, email, social). 

De forma simplificada, quando falamos em outbound, podemos utilizar algo assim como base para criar as nossas cadências:

  • Outbound Transacional (empresas pequenas): 5 (ligações) x 3 (e-mails) x 2 (social);
  • Outbound Fundamental (empresas médias): 3 (ligações) x 4 (e-mails) x 3 (social);
  • Outbound Relacional (empresas grandes): 5 (ligações) x 5 (e-mails) x 4 (social).

Isso significa que a cadência de prospecção outbound para empresas pequenas será feita com 5 ligações, 3 e-mails e 2 social, sendo 1 atividade de prospecção e 10 dias de cadência. Para empresas grandes, teremos 5 ligações, 5 e-mails e 4 social, com 1 atividade de prospecção e 18 dias de touch points.

Em um exemplo de cadência transacional, você pode efetuar ligações nos dias 1, 2, 4, 7 e 10. Os emails serão enviados nos dias 1, 4 e 10. E pode, ainda, entrar em contato pelo LinkedIn nos dias 5 e 7.

Em um exemplo de cadência relacional, você pode efetuar ligações nos dias 2, 4, 7, 11 e 14. Os emails serão enviados nos dias 1, 3, 6, 8 e 11. E pode, ainda, entrar em contato pelo LinkedIn nos dias 1, 7, 8 e 11.

Uma dica: na construção da cadência de prospecção, atentar-se ao timing será fundamental para não tornar seu contato desagradável. Não recomendamos demorar demais para os contatos, porque o lead pode se esquecer de você. Ao mesmo tempo, não tente contactá-lo todos os dias, porque pode ser demais.

Você pode estar se perguntando se isso não é parecido com a estruturação do funil de vendas e prospecção no CRM. SIM! É exatamente isso. No funil, dividimos em dias as tarefas a serem executadas pelo vendedor. Pensando em uma cadência de 10 dias, apenas em um exemplo, você pode estruturá-la da seguinte maneira:

  • 1º dia: prospecção e e-mail de abertura; 
  • 2º dia: sem atividades;
  • 3º dia: primeira ligação cold call e primeiro Social;
  • 4º dia: sem atividades;
  • 5º dia: sem atividades;
  • 6º dia: e-mail de autoridade;
  • 7º dia: sem atividades;
  • 8º dia: segunda ligação e segundo Social;
  • 9º dia: sem atividades;
  • 10º dia: e-mail de breakup, último Social e última ligação.

A partir do momento em que você define a duração da cadência e a distância entre os touchpoints, passa a existir um método. Essa estrutura de atividades é que dará ao gestor subsídios para analisar. 

Se no 10º dia não houve ainda um contato, é hora de desistir e passar para outro lead. E isso valerá para todos os vendedores que estão lidando com pequenas empresas (cadência de prospecção outbound transacional).

Por isso, estruturar essa cadência no CRM será muito importante. A ferramenta será uma guia para o fluxo de prospecção, baseando-se nas atividades e nos dias. Por isso, deixamos algumas dicas para você escolher seu CRM.

Testar e ajustar sua cadência de prospecção outbound

A ideia de ter um método para realizar a prospecção é exatamente poder analisar e melhorar esse processo. O gestor comercial deve definir uma cadência considerando todos esses fatores que mencionamos. Em seguida, deverá testá-la para avaliar se os resultados são satisfatórios.

Para tanto, deverá considerar as métricas do processo, como o número de e-mails ou ligações necessárias para obter uma resposta. A partir da análise das métricas, poderá enxergar os gargalos e propor melhorias.

Os testes e os ajustes também serão importantes para que o gestor mantenha sua cadência sempre atualizada. As melhores métricas ajudam a identificar os fluxos que funcionam para sua empresa. Por isso, listamos a seguir alguns indicadores para ficar de olho:

  • Porcentagem de abertura e resposta dos e-mails;
  • Quantidade de ligações necessárias pra conseguir ter uma “boa conversa”;
  • Quantidade “boas conversas” pra conseguir agendar uma reunião qualificada;
  • Quantidade de reuniões qualificadas geradas.

Mais uma vez, você pode utilizar seu CRM para ajudar na análise desses indicadores-chave de desempenho (KPI). Eles são indispensáveis para avaliar resultados do fluxo de cadência de prospecção outbound.

Construir uma cadência de prospecção outbound que realmente funciona demanda alguns cuidados. Ter o perfil do cliente ideal bem definido é o ponto de partida.

Mas é fundamental também balancear o processo de cadência conforme o porte da empresa e saber as melhores atividades para seu ICP. Definido o tempo entre cada touchpoint e a duração da cadência, é só ficar de olho no processo, testá-lo e analisá-lo. 

Caso queira entre em contato solicitando para que eu te envie nosso modelo completo de criação de cadência!

 

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